溝通的第一性原理，擁有相同語境
為何你的團隊在開會時總是對不上頻率？ 你是否曾遇過新進成員進來後，技術能力不錯，但卻難以快速融入專案？這可能是因為缺乏「共同語境」。本篇文章探討如何透過 Core 文件、通用語言 (Ubiquitous Language)，以及 三大語境共享策略，來提升團隊的溝通效率，縮短新進成員的學習曲線，並避免溝通成本上升。📌 讓你的團隊像特種部隊一樣默契十足！
引言：現狀與挑戰
最近在疏理專案管理上，為什麼總是會產生資訊落差，或是新進人員、既有人員再聊專案內容，討論設計架構時，總是對不上話，以此出發嘗試找出，並且分析原因。在一次設計架構會議中，PM 認為功能應優先考慮用戶體驗，而工程師認為應優先考慮技術可行性，雙方因缺乏共同語境而無法達成共識。資訊落差導致專案延遲，設計與實作脫節，最終影響產品品質。你是否也曾在專案中因缺乏共同語境而感到困惑？這些問題對專案進度和團隊士氣有何影響？
在進一步探討解決溝通問題的方式之前，我們必須先清楚了解什麼是「共同語境」，以及為何缺乏它會嚴重影響團隊的協作與成效。
共同語境的定義與重要性
語境(Context) 在溝通中扮演著至關重要的角色，涵蓋了溝通雙方所處的環境、文化背景、知識水準、情感狀態等多重因素。當溝通雙方有相同語境時，能夠夠準確的理解彼此的意思，從而減少誤解和衝突。缺乏語境時，溝通雙方容易產生誤解或衝突。例如：當主管說「我們需要加快進度時」，員工倘若了解背景和緊急程度的話，就能更精準的理解這句話涵意並且採取行動。反之，員工可能無從判斷該如何回應。
然而，僅理解共同語境的重要性還不夠，我們需要學習如何在團隊中真正建立和維持它。接下來，我們將從特種部隊的經驗中尋找具體可行的啟發。
借鏡特種部隊：培養默契與共享心智模型
特種部隊是一個高度仰賴共同語境運作的典範。從入伍開始，軍隊就嚴格篩選出體能優秀、心理成熟、抗壓能力高的人員，並經歷重重訓練及實戰演練，逐步建立共同的心智模型。他們透過共同術語（如特定的軍事縮寫）、手勢（如無聲環境中的快速指令傳遞）與情境模擬（如模擬敵方突襲），形成在壓力情境下快速、準確溝通的能力，無需多餘解釋便能相互理解任務與職責。讓子彈飛，類似地展現了高壓情境下共同語境的重要性，山賊們透過鳥哨進行快速溝通，類似於團隊中的專業術語。
特種部隊通過模擬演練和高壓環境訓練，建立默契和專業術語，這與專案團隊的跨職能演練類似。例如，特種部隊的情境模擬類似於專案團隊在產品發布前的壓力測試，確保成員能在高壓情境下快速溝通；共同術語則類似於團隊的設計規範或技術縮寫，幫助成員快速理解彼此的意圖。你的團隊是否也像特種部隊一樣，通過模擬演練建立了高度默契？如果沒有，可以嘗試在下次專案會議中引入壓力測試，檢驗團隊的溝通效果。
特種部隊透過密集的訓練與演練，成功打造高度默契的溝通模式。類似地，企業團隊也應借助有效的訓練與演練機制，逐步建立共同語境。
訓練與演練：技能打磨與應變實戰
建立共同語境需要通過訓練奠定基礎，通過演練提升應變能力，這兩個層次在團隊合作中缺一不可。訓練(Training)是指針對一項技藝進行反覆練習，直到達到一定的熟悉程度並能高度掌握。例如，在繪畫初期，老師會要求學徒徒手畫出一條筆直的直線，以此奠定基本功，為後續的高階技能打下基礎。途中如果有意識地換用不同平面、不同紙筆，嘗試在不同情境中畫直線，則稱為演練(Exercise)。與繪畫類似，團隊溝通的語境也需要通過訓練和演練來打造。
例如，新進員工學習公司的設計規範和專業術語，以確保所有成員使用統一的語言溝通。演練則是指在不同情境中應用習得的技能，累積經驗並學習應對策略。例如，設計師和工程師模擬一個功能開發流程，測試雙方是否能快速理解對方的需求並達成共識。
因此，共享語境的建立需要通過反覆訓練，確保成員掌握共同語言、文件標準和工作方法；同時通過專案實務及模擬情境的演練，累積經驗並提升默契，逐步內化為團隊的共有資產。
然而，即使有良好的訓練與演練機制，我們在現實中仍然常見「個人能力優秀但團隊難以協作」的情形，尤其當團隊成員能力懸殊時，這種挑戰更為明顯。
天才的優勢與溝通的挑戰
在前文的訓練與演練中，我們強調了系統性培養的重要性。然而，在資源不足的現實情境中，企業往往忽略系統性訓練，直接將成員投入高壓演練，存活者因技藝能力強被視為天才。電影大敵當前，就有這一段，主角上場前指揮官因槍枝不夠，要求得兩人共用一管，持槍者陣亡，無槍者立刻補上，拿起槍繼續殺敵。然而，這些天才因缺乏系統性訓練和團隊協作經驗，未經歷語境對齊的過程，難以與他人建立共享語境。
長期來看，由於缺乏共享語境，天才之間的溝通容易出現誤解，甚至導致各自為政，專案進度受阻，團隊士氣下降。因此，團隊溝通問題的根本，並不在於團隊成員的個人能力，而在於是否刻意打造出共享的溝通語境。
你的團隊是否因依賴天才而忽略了其他成員的參與？例如，天才主導專案時，是否導致其他成員難以跟上討論？這對專案進度和團隊士氣有何影響？你可以嘗試定期舉辦語境對齊會議，確保成員間共享專案目標和術語，減少溝通障礙。同時鼓勵其他成員參與討論，確保語境共享，減少溝通障礙。
三個啟發性的語境共享策略
在前文的天才挑戰中，我們發現語境缺失的根源在於缺乏系統性培養。接下來，我們將探討三個策略，幫助團隊刻意打造共享語境。根據團隊實務經驗與反思，我歸納了以下三個有效策略：
策略一、建立共同願景與目標
法國作家聖·艾修伯里曾說：「想讓人造船，不是教他們如何造船，而是激起他們對大海的嚮往。」
這個故事簡潔地揭示了領導與管理的差異。領導者應強調『共同前往某處』的願景，而非僅分派任務。這樣的轉換，可以激發團隊主動建立共享語境，確保大家看到的是共同目標，而非個別任務碎片。團隊是否擁有共同願景（Vision），策略執行是否與其對齊（Alignment），這取決於成員是否具備全局與個人視野的切換能力。幸運的是，團隊成員多為設計師和架構師，擅長在全局與個人視野間切換。換言之，這涉及是否具備全局觀（大局觀）或遊戲理論視角。
策略二、共享語境後，建立共同的語言系統
當每個人都確立好目標之後，接下來就會產生行話（Jager），隨著彼此共享相同的工作事項、討論話題等，會開始出現縮寫、簡稱、術語等內容。例如，團隊內部使用『27號笑話』作為文化符號，新成員通過參與逐漸融入。在《海綿寶寶》中，角色通過特定笑話快速溝通，類似於團隊中的術語。 然而，過多的內部術語可能讓新成員感到困惑，需制定術語表規範使用。此外，我們還整理出一份團隊共用的核心架構文件（稱為Core），一定程度上加大新進人員的隔閡，因此我們將其文件化下來，方便後續人員閱讀，但如同前文所說訓練與演練的差異，組員需要不斷在專案上進行打磨，才能與團隊擁有共同語境。
策略三、打破穀倉效應，跨職能交流
為了有效建立共享語境，必須積極打破組織內的「穀倉效應」。雖然專案分工能提高效率，但過度分工卻容易使成員僅專注個人職責，忽略團隊整體目標。這時候緊張的只有管理者而已，只有管理者會用系統角度看到彼此運作情況，最顯著的特徵就是「很小的一件事情都可以推來推去」，這時就是危機的訊號了。這個狀態的團隊基本上處於一開始海島的故事，每個人都專精於自己的造船部件上，而不是想著要拉著旁邊的夥伴一同出海。團隊目前是否存在穀倉效應？我們應該採取哪些具體措施來促進跨部門的協作？
專案上的共享語境
在前文的語境共享策略中，我們探討了願景、語言系統和跨職能交流的重要性。接下來，我們將聚焦於專案和公司治理中的語境共享挑戰，探討如何確認共識並應對新成員融入的難題。既然共享語境至關重要，如何確認專案成員存在共識（on the same page）？這個老生常談的問題，答案並非簡單的「多溝通」。然而，僅靠個別溝通不足以建立共識，需依據明確的準則（Principle）。這一概念在《零規則》中無處不在，句句不提準則，但每一篇章都是。
每個人都可以提出專案上要存在的準則，但是我認為決定權在該專案的 PM 身上，換句話說，PM 是專案當中掌握最齊全語境的人。這反映了PM常提及的挑戰：需反覆確認細節，處理人際問題。反之，有些PM僅扮演傳聲筒角色，只負責傳遞信息，每次會議需等待各方確認，顯示其未吸收或消化語境。PM應主動消化信息，通過整理會議筆記、提前與各方對齊需求、整理案子整體情境，不定時確認團隊的語境是否相同，確保會議高效進行，確保自己理解所有細節，並在會議中主動引導討論，而不是僅僅傳遞消息。
除了上述的三個團隊內部策略外，更高層次的公司治理也同樣需要共享語境的思維。接下來，我將從公司整體管理的視角，檢視共享語境所面臨的挑戰。
公司治理上的共享語境
在快速擴張的公司中，新成員難以融入現有語境，導致溝通成本上升。公司本質上是個體團隊的延伸，語境強綁定於每個人，而非流程或文件。在前文的訓練與演練中，我們提到系統性培養的重要性。當專案模式不同時，語境分割的挑戰更加顯著。例如，接相同Domain的專案，語境變化小，新成員只需適應技術升級（如從Backbone.js到React.js）。但接不同Domain的專案，語境分割加劇，溝通成本指數上升。例如，公司接手新領域專案，PM外包執行，導致設計師與外包工程師因缺乏語境而誤解需求。
根據《人月神話》，「給一個已經延遲的軟體專案增加人力，會使專案更加延遲」
根源在於新成員缺乏語境。這時候就很有趣了，由於公司案子量小還行，量體大的時候，就會直覺想找人來管理專案進度，或是直接外包出去執行，這種情況下就會造成語境分割，通俗來說就是溝通成本會指數性上升。總結來說，如果不是同一組人處理不同專案，則每一次做專案都像是新人在打仗一樣。根據Hackman的研究，團隊規模過大時，溝通成本上升，因此需要通過語境對齊減少誤解。你的公司是否因語境分割而增加溝通成本？
在此情境下，我們公司內部也實踐了一個具體案例「Core」，以下將分享我們團隊如何透過這個共通資產來具體落實共享語境的想法。
公司現況分享：Core
Core的定義與作用
在團隊中，我們有一份一同開發的資料庫核心，簡稱Core。這是一份用於設計任何系統都會涉及的entity內容，包含用戶身份（ID、角色）、訂單管理（訂單編號、狀態）、排程（時間、資源）等基礎元素，旨在統一系統設計邏輯。Core 的形成源自多年來跨案實務累積，橫跨人力資源、職護派工、補習班、門禁系統等領域，目前已文件化為7頁PDF。作為語境基礎，Core旨在確保專案會議中成員對系統設計的理解一致。
培訓新進人員的挑戰：為何共享語境這麼難？
然而，隨著案子量體變大，新進人員對 Core 的掌握成為團隊面臨的最大挑戰之一。例如：新進人員會在不熟悉Core的情況下參與系統設計與討論，時間緊迫下，專案雖完成，但人員僅提升技藝（如資料庫設計、API開發），卻依然缺乏團隊的共享語境。由於Core文件涉及大量抽象定義，且缺乏實際情境輔助，新成員常感到無從下手，因此培訓難度提升。這類似於領域驅動設計（DDD）中的語境挑戰。
DDD 與通用語言：缺乏共享語境的影響
根據Eric Evans在《領域驅動設計》中提出的『通用語言(Ubiquitous Language)』，『一種圍繞領域模型構建的語言，由所有團隊成員使用，以連接團隊的所有活動與軟體。』，這強調通用語言是確保語境一致的關鍵。
如果 Core 未能成為團隊的通用語言，新進人員難以理解 entity 的業務含義，導致會議中需重複解釋，溝通效率低下。在大系統中，若缺乏共享語境，則每一塊系統的對接將付出極高的溝通成本。
更重要的是，適配難題不僅在於技藝（如前端開發、資料庫設計），還在於新進人員是否能融入團隊文化（如快速決策）、溝通方式（如技術術語）及思維模式（如系統導向）。這些隱性知識無法僅靠閱讀文件獲得，而必須透過實際參與與訓練內化。
如何解決？三大語境共享策略
因此，我們透過反思梳理出「三個語境共享策略」（建立共同願景、共同語言系統與跨職能交流），明確區分了訓練（Training）與演練（Exercise）的不同目的，以期更有序地幫助新進人員掌握團隊的Core概念。透過設計情境化的訓練與實戰演練，讓新成員不再僅僅停留於文字上的記憶，而是能真正融入團隊語境，縮短培訓期並提高專案參與效率。你的團隊是否也有類似Core的知識門檻？若新進人員需半年才能上手，會如何影響專案進度？
結語：共享語境是持續而刻意的努力
共同語境不會自然產生，它需要團隊、領導者、甚至整個組織層面刻意的經營與維護。
希望透過以上討論，能啟發你重新審視團隊的溝通策略，積極推動共同語境的建立，從根本解決專案管理的溝通問題。你願意花多少時間打造共享語境？從下個專案開始試試，結果會如何？
參考資料：
